Design Workflow Rebuild

산발적으로 발생하던 디자인 요청과 협업 방식을 재정비한 프로젝트입니다.
2023년 약 3개월에 걸쳐 패키지 디자인, 콘텐츠 디자인, 촬영 업무의 요청 방식과 진행 기준을 정리하고, Notion과 Slack을 중심으로 디자인팀과 협업팀의 워크플로우를 다시 설계했습니다.

기존에는 요청 경로와 첨부 자료의 기준이 명확하지 않아 작업 착수 전 확인과 재요청이 반복되었습니다. 이 프로젝트에서는 업무 요청 조건, 협업 경로별 역할, 주간 작업량 관리 방식을 정리해 디자인팀이 우선순위와 일정을 더 명확하게 판단할 수 있도록 했습니다.

01 Problem

기존의 디자인 요청은 Slack DM, 구두 논의, Trello, Notion 등 여러 협업 경로에서 각기 다른 방식으로 들어왔습니다. 요청자 입장에서는 편한 방식이었지만, 디자인팀 입장에서는 요청 내용과 자료, 의사결정 히스토리를 다시 찾기 어려운 구조였습니다.

특히 작업 착수에 필요한 자료가 누락되는 일이 자주 발생했습니다. 패키지 디자인에서는 칼선, 표시사항, 기획안이 빠지는 경우가 있었고, 콘텐츠와 촬영 업무에서는 기획안의 완성도나 촬영 샘플 준비 상태가 명확하지 않은 경우가 있었습니다. 이로 인해 재확인 커뮤니케이션이 늘어나고, 요청자 역시 제조사나 벤더사와 추가 확인을 거치며 일정이 지연되는 일이 반복되었습니다.

문제는 협업 경로가 많다는 것만이 아니었습니다. 어떤 정보가 있어야 작업을 시작할 수 있는지, 어디에 논의 히스토리를 남겨야 하는지, 이번 주에 팀이 감당할 수 있는 작업량이 어느 정도인지에 대한 기준이 없었습니다. 제품 출시량이 급격히 늘어나는 시점에서, 기존 방식으로는 업무량과 병목을 관리하기 어려운 상태였습니다.

02 Workflow Rebuild

가장 먼저 디자인 요청 및 리소스 관리 경로를 Notion으로 단일화했습니다. Notion은 이미 상품개발팀에서 출시 일정, 전략 문서, 미팅 로그, 제품별 특이사항을 관리하는 협업툴로 활발히 활용되고 있었기 때문에 디자인 요청용 보드와 쉽게 연계가 가능했습니다.

새로운 업무 요청 방식은 ‘태스크 부킹’으로 명명하고 시스템 구조를 설계했습니다. 요청자가 작업 시작 전에 필요한 정보를 미리 작성해 제출하도록 했습니다. 패키지, 콘텐츠, 촬영 업무별로 필요한 자료와 입력 항목이 프리셋되어 있고, 칼선, 표시사항, 기획안, 레퍼런스, 샘플 상태, 마감일처럼 필수 조건이 누락된 요청은 반려하거나 우선순위를 후순위로 조정하는 것을 기본 룰로 정했습니다.

Slack은 요청을 시작하는 경로가 아니라, 빠른 피드백과 실시간 알림, 스레드 기반 논의, 최종 파일 링크 공유를 위한 커뮤니케이션 경로로 역할을 다시 정의했습니다. DM과 구두 논의는 휘발을 막기 위해 주요 업무 요청과 의사결정에는 사용하지 않는 것을 원칙으로 했고, 구두로 논의된 내용은 반드시 관련 스레드에 남기도록 했습니다.

작성 완료된 요청은 디자인팀의 주간 태스크 보드로 이동하도록 구성했습니다. 필터링으로 주차별 작업을 나눠 볼 수 있게 하고, 패키지, 콘텐츠, 포토 파트별 칸반을 분리했습니다. 담당자, 요청 부서, 요청자 정보는 보드 메인 화면에서 바로 확인할 수 있도록 해 팀 전체가 현재 작업량과 우선순위를 빠르게 파악할 수 있게 했습니다.

03 Outcome

이 시스템을 통해 디자인팀은 요청이 들어온 뒤 부족한 자료를 확인하며 대응하던 방식에서 벗어나, 작업 시작에 필요한 조건을 먼저 확인하고 주간 단위로 업무를 배정하는 방식으로 전환할 수 있었습니다. 요청자는 어떤 자료를 준비해야 하는지 명확히 체크하며 요청 내용을 작성할 수 있었고 디자이너는 자료 누락으로 인한 재확인과 불필요한 커뮤니케이션을 줄일 수 있었습니다.

업무가 주간 단위로 가시화되면서 일정 조정과 리소스 배분도 쉬워졌습니다. 이번 주 작업량이 많으면 차주로 이월하고, 여유가 있는 경우에는 다음 주 작업을 미리 당겨오거나 기 작업에 더 많은 리소스를 투여하는 방식으로 팀의 캐파를 유기적으로 조정할 수 있었습니다.

이 프로젝트는 단순히 Notion 보드를 만든 작업이 아닌 디자인팀의 협업 기준과 운영 방식을 다시 정의한 작업이었습니다. 강화된 시스템 하에서 개인 실수로 인한 병목을 줄이고, 요청 완성도를 높이며, 팀이 디자인 실무에 더 집중할 수 있는 기반을 만드는 데 목적을 두었습니다.

2023년 당시 연간 150개의 SKU를 신규 출시하던 상황에서 해당 시스템을 도입하였고 이후 3년간 약 2,100여 개의 SKU 관련 디자인 작업을 안정적으로 수행할 수 있는 핵심 운영 기반으로 활용되었습니다.

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Design Workflow Rebuild

A workflow rebuild project for reorganizing scattered design requests across package design, content design, and photography. Over three months in 2023, I redefined request rules, collaboration paths, and weekly workload management around Notion and Slack.

01 Problem

Design requests came through multiple paths, including Slack DMs, verbal discussions, Trello, and Notion. Required materials such as dielines, labeling information, briefs, references, sample status, and deadlines were often missing, causing repeated follow-ups and delayed starts.

As launch volume increased, the team also lacked clear visibility into weekly workload, priorities, and bottlenecks.

02 Workflow Rebuild

I consolidated design requests and resource management into Notion, creating a “Task Booking” system with required input fields for each type of work. Incomplete requests could be returned or deprioritized before entering the weekly task board.

Slack was redefined as a communication path for quick feedback, notifications, thread-based discussions, and final file links, rather than a place to start requests.

Weekly task boards were organized by timeline and function, with separate kanban views for package design, content, and photography.

03 Outcome

The system helped the design team move from reactive request handling to a more structured workflow based on clear requirements and weekly capacity.

It reduced unnecessary follow-ups, made scheduling and resource allocation easier, and became a key operating foundation for managing approximately 2,100 SKU-related design tasks over the following three years.